利用Otter.ai将冗长的会议变成可执行的总结

利用Otter.ai将冗长的会议变成可执行的总结

现在是下午 3 点。你今天的第四次会议刚刚结束(哇!)

你写得手都疼了,笔记本上的内容也说明了这一点–散乱的箭头、半成品的想法、不再有意义的行动项目,以及偶尔在某人遇到技术问题时的涂鸦……

当你专注于捕捉文字时,你错过了微妙的点头、关切,以及其他发生真正联系的时刻。

你并不孤单。在美国,每天要召开 1100 万次会议。团队每周在这些会议上花费 5 个小时,但 71% 的会议没有产生有意义的结果。

大多数受访员工表示,大多数会议都可以用电子邮件的形式进行。

大多数会议都可以用电子邮件的形式进行

代价是什么?每年损失 370 亿美元的生产力。

对于小企业主来说,这样的计算是行不通的。花在潦草记录上的每一分钟,都是没有用来建立关系、做出战略决策或发展业务的一分钟。

这正是人工智能可以提供帮助的地方。Otter.ai 等工具可以捕捉每一个字,生成清晰的摘要,并自动跟踪行动项目。您可以继续专注于人类最擅长的领域:引导对话、建立信任和做出明智决策。

让我们来了解一下会议摘要,以及如何利用 Otter 等工具充分利用会议。

首先,您真的需要人工智能会议摘要吗?

让我们把会议记录和总结想象成原始录像和电影预告片。

笔记记录了一切:从凯特关于洛杉矶之行的所有发言、某人的随机评论、旁白对话到大声说出的偏离轨道的想法。这是对整个会议的记录,但问题是,会议结束后,你很少会用到会议笔记。

而摘要则可以提炼出重要的内容–做出的决定、分配的任务和计划的下一步–为你节省大量时间。

82% 的 Otter 用户表示,他们会利用节省下来的时间在会议之外完成更多工作。

利用节省下来的时间在会议之外完成更多工作

仍在用传统方式记笔记的小企业主在每次会议中都要权衡利弊:要么出席并参与,要么准确记笔记。我很少见到有人能两者兼顾。

Otter.ai 这样的人工智能会议摘要工具可以帮助您省去手动记笔记的麻烦,全身心地投入会议。

Otter 可以捕捉所有内容并创建一份出色的会议摘要,其中包括以下四项基本内容:

  1. 我们决定了什么?
  2. 谁在什么时候做什么?
  3. 我们解决了什么问题?
  4. 接下来会发生什么?

这些总结还能帮助团队成员保持一致和负责。不再有 “我以为在处理这个问题!”的时刻。

会议总结有助于保持简单、清晰,最重要的是,对每个人来说都是可操作的。

开始使用Otter.ai:构建您的会议智能系统

从零散的笔记到精简的会议,只需一步之遥。让我带领您转变捕捉、处理和激活会议智能的方式。

用5个简单步骤设置人工智能助理

改变您处理会议的方式,只需一个简单的设置过程。以下是如何开始:

第 1 步:创建账户

使用您的电子邮件(最好是您的工作电子邮件)注册 Otter.ai,以访问协作和分析等工作区功能。

注册 Otter.ai

注册后,请确认您的电子邮件以激活账户。如果确认电子邮件没有出现,请检查您的垃圾邮件文件夹,并将 Otter.ai 添加为联系人。

第 2 步:连接您的日历

将 Otter 链接到您的日历,以简化会议管理。

将 Otter 链接到您的日历

连接后,Otter 会自动加入预定会议、记录对话并生成摘要,无需人工干预。

第 3 步:下载移动应用程序

下载 Otter 移动应用程序

此外,您还可以下载 Otter 移动应用程序。它可以跨设备同步,让您随时随地记录、转录和访问对话。

第 4 步:对 Otter 进行标签和词汇训练

通过标记语音和添加自定义词汇,Teach Otter 识别说话者。对于团队,你还可以添加共享词汇,以提高专业术语和名称的转录准确性。

第 5 步:整合您已在使用的工具

各种工具

Otter 集成了您可能已经使用的各种工具。您可以将它连接到 Zoom、Microsoft Teams、Google Meet、Dropbox 等应用程序以及您最喜欢的日历,从而提高工作效率。

这些集成简化了工作流程,提高了协作效率。

在线会议的核心功能

把 Otter 想象成一个熟练的行政助理,但它绝不会 错过任何一个节拍。

以下是我们非常喜欢的一些核心功能:

  • 实时转录: 这是最重要的功能,因为我们需要(几乎)准确记录每一个字。Otter 能以98% 的准确率捕捉每个单词,自动识别发言者,并在关键时刻做出标记。
  • 自动摘要: 每次会议结束后,Otter 都会将讨论内容提炼为清晰、可操作的要点。它会创建一份摘要和行动项目清单,您可以将其转发给团队成员。
  • 协作智能: 人工智能并不了解公司的背景,因此团队成员可以回到记录稿中,强调更多的关键时刻、添加评论,并在想法的基础上加以改进,从而将静态记录稿转化为与项目共同发展的活文档。

这就是会议转录软件的全部功能。现在的问题是,值得投资这个工具吗?

Otter值得投资吗?

答案取决于会议如何融入您的工作流程。不过,如果您经常参加会议,Otter.ai 还是非常值得的。

它能自动执行耗费时间和精力的任务,如记录笔记和总结讨论。仅几次会议节省下来的时间就足以支付该工具本身的费用。

以下是定价计划:

对于刚开始使用 Otter.ai 的人来说, 免费计划是探索 Otter.ai 功能的绝佳方式。

它包括每月 300 分钟的转录、实时会议摘要和实时协作功能。对于只参加几次会议的人来说,该计划已经带来了巨大的价值–捕捉讨论、总结决策并帮助您保持专注。

Otter.ai定价

如果您的需求增加,专业版计划(按年计费,每用户每月 8.33 美元)可提供无限次会议和人工智能摘要。每月只需节省一小时,就能收回成本!

商业计划每月每用户 20 美元(按年计费),非常适合团队使用。

您将获得

  • 企业级安全性。
  • 自定义词汇培训添加。
  • 高级团队管理。
  • 优先支持。

小型企业通常会发现,该计划每年可将数百小时的工作时间转用于高效工作。

超越基本会议记录

Otter.ai 不仅能记录会议内容,还能给人留下深刻印象。

例如

  • 自动生成行动项目。
  • 创建可搜索的机构知识档案。
  • 通过共享注释实现异步协作。
  • 跟踪会议模式和参与指标。

Otter 用户表示每周至少可节省4小时

62% 的 Otter 用户表示每周至少可节省4小时。

充分利用Otter.ai促进业务增长

有效使用 Otter.ai 不仅可以简化您的会议,还可以通过节省时间、改善协作和推动可操作的成果来帮助您的业务增长。

以下是如何充分利用其功能的方法:

改进会议记录

每次会议开始前都要做好准备。确保您的麦克风能清晰地捕捉音频,如果您在一个房间内,请将麦克风放在中心位置。

加入虚拟会议时,将 Otter.ai 配置为自动加入并开始转录。这种无需动手的方法可以让您完全专注于讨论,而不必担心遗漏细节。

鼓励与会者在对话中清楚地发言并表明自己的身份。Otter 的发言者识别功能在声音清晰的情况下效果最佳。对于重复性会议,可利用该平台随时间推移完善发言者标签的功能,以提高准确性。

自定义和编辑摘要

Otter 的人工智能生成的总结非常准确,但每个企业都有细微差别。在会议结束后查看总结以确保其与目标一致是非常有意义的。

会议结束后,立即重新检查关键决策、编辑行动项目,并确保明确截止日期。

自定义和编辑摘要

为发言人、项目或任务使用自定义标签。例如,标记 “客户建议书 ”行动项目可确保在以后搜索该会议时显示出来。

通过这种方式对摘要进行个性化处理,可以让后续工作更轻松,并让每个人都负起责任。

使用协作功能

Otter 可以让你像编辑共享文档一样编辑会议记录。团队成员可以对记录誊本进行注释、添加评论,并突出显示最重要的时刻。

Otter 协作

一般来说,企业可以使用这些工具以异步方式共同完善想法、分配任务和明确责任。

协作编辑还有助于协调整个团队。

协作编辑

例如,在产品发布讨论之后,您可以突出客户的反馈意见,并在记录誊本中为营销和产品团队分配具体的跟进任务。

由于评论已附加到会议副本中的特定时间戳上,因此团队可以获得评论的完整上下文。

自动共享注释和跟进

在会议结束后立即共享记录誊本和摘要,以确保每个人都达成一致。

Otter.ai 允许您与相关团队成员共享私人链接,或将笔记导出为 PDF 或 doc.x 等格式,供外部利益相关者使用。

您还可以设置 Otter 自动向所有参加会议的人员发送带有摘要和记录链接的电子邮件。

这有助于团队中的每个人(参加会议和未参加会议的人) 了解:

  • 会议内容
  • 会议结果的要点是什么
  • 行动项目

增强会议工作流程的其他省时工具

将 Otter.ai 与辅助工具集成,可以进一步提高您的工作效率和会议效率。以下是一些解决方案:

  • Krisp:背景噪音会干扰会议并影响转录准确性。Krisp 的人工智能降噪功能可确保虚拟会议期间的清晰交流。这款免费工具可与 Otter.ai 搭配使用,以提高录音质量,从而实现更精确的转录。
  • Calendly:使用 Calendly 简化日程安排。该工具可将您的空闲时间与受邀者同步,确保无缝预订。与 Otter.ai 链接后,您的会议将自动准备转录,为您省去手动设置的麻烦。
  • Zapier:通过将 Otter.ai 与 Zapier 连接,可自动执行重复性任务。例如,设置工作流,Otter.ai 转录会自动保存到指定的 Google Drive 文件夹,或在每次会议后通过电子邮件发送给团队成员。
  • Trello:使用 Otter.ai 生成行动项目后,使用 Trello 将其组织到项目板中。分配任务、设定截止日期并跟踪进度,确保会议中的每个行动项目都能得到高效处理。
  • Grammarly:要想获得精致的会议摘要,可以使用 Grammarly 来进一步完善 Otter.ai 的转录和笔记。它还能帮助您的后续电子邮件和共享文档保持专业的语气,改善与客户和利益相关者的沟通。

工作流程设置完毕后,让我们来看看几个简单的模板,您可以用它们与团队共享会议记录和摘要,以便高效地采取行动。

会议记录和总结的简单模板

如何传达会议成果可以决定会议成功与否。

以下是一些会议摘要模板,您可以在每次会议后与团队分享。老实说,不用谢。

执行摘要模板

主题 : 会议摘要:[项目名称] 讨论 – [日期]

嘿,团队、

下面是我们就[项目]讨论的重点总结:

关键决定:

  • [主要决定 1] – 影响:[简述]
  • [主要决定 2] – 影响:[简述]

行动项目:

  1. [任务] – 负责人:[@姓名] – 到期日:[日期]
  2. [任务] – 负责人:[@姓名] – 到期日:[日期]

下一步 : [关于当务之急的简短段落]

完整的会议记录 : [Otter.ai 链接]

项目更新格式模板

[项目状态:绿色/黄色/红色]

最新进展:

  • 我们的成果
  • 我们现在的状况
  • 当务之急

障碍和解决方案:

  • [障碍 1] → [解决方案/下一步措施]
  • [障碍 2] → [解决方案/下一步措施]

客户会议跟进模板

亲爱的 [客户姓名]

感谢您今天富有成效的讨论。为确保我们的意见一致,我们将

您的目标:

  1. [主要目标]
  2. [次要目标

我们的承诺

  • [交付成果 1] by [日期]
  • [交付成果 2] by [日期]

时间安排: [第 1 周]: [里程碑] [第 2 周]: [里程碑]

下次会议 : [日期/时间]

用Otter.ai找回时间

每次会议都有可能产生清晰的思路、激发想法并推动有意义的行动–但 前提是 细节不会在混乱中丢失。

Otter.ai 可以确保您不错过任何时刻,将您的讨论转化为总结和可行的计划。

有了更少的压力和更多的关注,您就可以在下一次会议时知道捕捉、总结和共享这些重要工作已经完成。

Otter.ai 让会议更智能、更简单,并显著提高每个人的工作效率。

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