现在是下午 3 点。你今天的第四次会议刚刚结束（哇！）。
你写得手都疼了，笔记本上的内容也说明了这一点–散乱的箭头、半成品的想法、不再有意义的行动项目，以及偶尔在某人遇到技术问题时的涂鸦……
当你专注于捕捉文字时，你错过了微妙的点头、关切，以及其他发生真正联系的时刻。
你并不孤单。在美国，每天要召开 1100 万次会议。团队每周在这些会议上花费 5 个小时，但 71% 的会议没有产生有意义的结果。
大多数受访员工表示，大多数会议都可以用电子邮件的形式进行。
代价是什么？每年损失 370 亿美元的生产力。
对于小企业主来说，这样的计算是行不通的。花在潦草记录上的每一分钟，都是没有用来建立关系、做出战略决策或发展业务的一分钟。
这正是人工智能可以提供帮助的地方。Otter.ai 等工具可以捕捉每一个字，生成清晰的摘要，并自动跟踪行动项目。您可以继续专注于人类最擅长的领域：引导对话、建立信任和做出明智决策。
让我们来了解一下会议摘要，以及如何利用 Otter 等工具充分利用会议。
首先，您真的需要人工智能会议摘要吗？
让我们把会议记录和总结想象成原始录像和电影预告片。
笔记记录了一切：从凯特关于洛杉矶之行的所有发言、某人的随机评论、旁白对话到大声说出的偏离轨道的想法。这是对整个会议的记录，但问题是，会议结束后，你很少会用到会议笔记。
而摘要则可以提炼出重要的内容–做出的决定、分配的任务和计划的下一步–为你节省大量时间。
82% 的 Otter 用户表示，他们会利用节省下来的时间在会议之外完成更多工作。
仍在用传统方式记笔记的小企业主在每次会议中都要权衡利弊：要么出席并参与，要么准确记笔记。我很少见到有人能两者兼顾。
像 Otter.ai 这样的人工智能会议摘要工具可以帮助您省去手动记笔记的麻烦，全身心地投入会议。
Otter 可以捕捉所有内容并创建一份出色的会议摘要，其中包括以下四项基本内容：
- 我们决定了什么？
- 谁在什么时候做什么？
- 我们解决了什么问题？
- 接下来会发生什么？
这些总结还能帮助团队成员保持一致和负责。不再有 “我以为你在处理这个问题！”的时刻。
会议总结有助于保持简单、清晰，最重要的是，对每个人来说都是可操作的。
开始使用Otter.ai：构建您的会议智能系统
从零散的笔记到精简的会议，只需一步之遥。让我带领您转变捕捉、处理和激活会议智能的方式。
用5个简单步骤设置人工智能助理
改变您处理会议的方式，只需一个简单的设置过程。以下是如何开始：
第 1 步：创建账户
使用您的电子邮件（最好是您的工作电子邮件）注册 Otter.ai，以访问协作和分析等工作区功能。
注册后，请确认您的电子邮件以激活账户。如果确认电子邮件没有出现，请检查您的垃圾邮件文件夹，并将 Otter.ai 添加为联系人。
第 2 步：连接您的日历
将 Otter 链接到您的日历，以简化会议管理。
连接后，Otter 会自动加入预定会议、记录对话并生成摘要，无需人工干预。
第 3 步：下载移动应用程序
此外，您还可以下载 Otter 移动应用程序。它可以跨设备同步，让您随时随地记录、转录和访问对话。
第 4 步：对 Otter 进行标签和词汇训练
通过标记语音和添加自定义词汇，Teach Otter 识别说话者。对于团队，你还可以添加共享词汇，以提高专业术语和名称的转录准确性。
第 5 步：整合您已在使用的工具
Otter 集成了您可能已经使用的各种工具。您可以将它连接到 Zoom、Microsoft Teams、Google Meet、Dropbox 等应用程序以及您最喜欢的日历，从而提高工作效率。
这些集成简化了工作流程，提高了协作效率。
在线会议的核心功能
把 Otter 想象成一个熟练的行政助理，但它绝不会 错过任何一个节拍。
以下是我们非常喜欢的一些核心功能：
- 实时转录： 这是最重要的功能，因为我们需要（几乎）准确记录每一个字。Otter 能以98% 的准确率捕捉每个单词，自动识别发言者，并在关键时刻做出标记。
- 自动摘要： 每次会议结束后，Otter 都会将讨论内容提炼为清晰、可操作的要点。它会创建一份摘要和行动项目清单，您可以将其转发给团队成员。
- 协作智能： 人工智能并不了解公司的背景，因此团队成员可以回到记录稿中，强调更多的关键时刻、添加评论，并在想法的基础上加以改进，从而将静态记录稿转化为与项目共同发展的活文档。
这就是会议转录软件的全部功能。现在的问题是，值得投资这个工具吗？
Otter值得投资吗？
答案取决于会议如何融入您的工作流程。不过，如果您经常参加会议，Otter.ai 还是非常值得的。
它能自动执行耗费时间和精力的任务，如记录笔记和总结讨论。仅几次会议节省下来的时间就足以支付该工具本身的费用。
以下是定价计划：
对于刚开始使用 Otter.ai 的人来说， 免费计划是探索 Otter.ai 功能的绝佳方式。
它包括每月 300 分钟的转录、实时会议摘要和实时协作功能。对于只参加几次会议的人来说，该计划已经带来了巨大的价值–捕捉讨论、总结决策并帮助您保持专注。
如果您的需求增加，专业版计划（按年计费，每用户每月 8.33 美元）可提供无限次会议和人工智能摘要。每月只需节省一小时，就能收回成本！
商业计划每月每用户 20 美元（按年计费），非常适合团队使用。
您将获得
- 企业级安全性。
- 自定义词汇培训添加。
- 高级团队管理。
- 优先支持。
小型企业通常会发现，该计划每年可将数百小时的工作时间转用于高效工作。
超越基本会议记录
Otter.ai 不仅能记录会议内容，还能给人留下深刻印象。
例如
- 自动生成行动项目。
- 创建可搜索的机构知识档案。
- 通过共享注释实现异步协作。
- 跟踪会议模式和参与指标。
62% 的 Otter 用户表示每周至少可节省4小时。
充分利用Otter.ai促进业务增长
有效使用 Otter.ai 不仅可以简化您的会议，还可以通过节省时间、改善协作和推动可操作的成果来帮助您的业务增长。
以下是如何充分利用其功能的方法：
改进会议记录
每次会议开始前都要做好准备。确保您的麦克风能清晰地捕捉音频，如果您在一个房间内，请将麦克风放在中心位置。
加入虚拟会议时，将 Otter.ai 配置为自动加入并开始转录。这种无需动手的方法可以让您完全专注于讨论，而不必担心遗漏细节。
鼓励与会者在对话中清楚地发言并表明自己的身份。Otter 的发言者识别功能在声音清晰的情况下效果最佳。对于重复性会议，可利用该平台随时间推移完善发言者标签的功能，以提高准确性。
自定义和编辑摘要
Otter 的人工智能生成的总结非常准确，但每个企业都有细微差别。在会议结束后查看总结以确保其与目标一致是非常有意义的。
会议结束后，立即重新检查关键决策、编辑行动项目，并确保明确截止日期。
为发言人、项目或任务使用自定义标签。例如，标记 “客户建议书 ”行动项目可确保在以后搜索该会议时显示出来。
通过这种方式对摘要进行个性化处理，可以让后续工作更轻松，并让每个人都负起责任。
使用协作功能
Otter 可以让你像编辑共享文档一样编辑会议记录。团队成员可以对记录誊本进行注释、添加评论，并突出显示最重要的时刻。
一般来说，企业可以使用这些工具以异步方式共同完善想法、分配任务和明确责任。
协作编辑还有助于协调整个团队。
例如，在产品发布讨论之后，您可以突出客户的反馈意见，并在记录誊本中为营销和产品团队分配具体的跟进任务。
由于评论已附加到会议副本中的特定时间戳上，因此团队可以获得评论的完整上下文。
自动共享注释和跟进
在会议结束后立即共享记录誊本和摘要，以确保每个人都达成一致。
Otter.ai 允许您与相关团队成员共享私人链接，或将笔记导出为 PDF 或 doc.x 等格式，供外部利益相关者使用。
您还可以设置 Otter 自动向所有参加会议的人员发送带有摘要和记录链接的电子邮件。
这有助于团队中的每个人（参加会议和未参加会议的人） 了解：
- 会议内容
- 会议结果的要点是什么
- 行动项目
增强会议工作流程的其他省时工具
将 Otter.ai 与辅助工具集成，可以进一步提高您的工作效率和会议效率。以下是一些解决方案：
- Krisp：背景噪音会干扰会议并影响转录准确性。Krisp 的人工智能降噪功能可确保虚拟会议期间的清晰交流。这款免费工具可与 Otter.ai 搭配使用，以提高录音质量，从而实现更精确的转录。
- Calendly：使用 Calendly 简化日程安排。该工具可将您的空闲时间与受邀者同步，确保无缝预订。与 Otter.ai 链接后，您的会议将自动准备转录，为您省去手动设置的麻烦。
- Zapier：通过将 Otter.ai 与 Zapier 连接，可自动执行重复性任务。例如，设置工作流，Otter.ai 转录会自动保存到指定的 Google Drive 文件夹，或在每次会议后通过电子邮件发送给团队成员。
- Trello：使用 Otter.ai 生成行动项目后，使用 Trello 将其组织到项目板中。分配任务、设定截止日期并跟踪进度，确保会议中的每个行动项目都能得到高效处理。
- Grammarly：要想获得精致的会议摘要，可以使用 Grammarly 来进一步完善 Otter.ai 的转录和笔记。它还能帮助您的后续电子邮件和共享文档保持专业的语气，改善与客户和利益相关者的沟通。
工作流程设置完毕后，让我们来看看几个简单的模板，您可以用它们与团队共享会议记录和摘要，以便高效地采取行动。
会议记录和总结的简单模板
如何传达会议成果可以决定会议成功与否。
以下是一些会议摘要模板，您可以在每次会议后与团队分享。老实说，不用谢。
执行摘要模板
主题 ： 会议摘要：[项目名称] 讨论 – [日期］
嘿，团队、
下面是我们就[项目]讨论的重点总结：
关键决定：
- [主要决定 1] – 影响：[简述］
- [主要决定 2] – 影响：[简述］
行动项目：
- [任务] – 负责人：[@姓名] – 到期日：[日期］
- [任务] – 负责人：[@姓名] – 到期日：[日期］
下一步 ： [关于当务之急的简短段落］
完整的会议记录 ： [Otter.ai 链接］
项目更新格式模板
[项目状态：绿色/黄色/红色］
最新进展：
- 我们的成果
- 我们现在的状况
- 当务之急
障碍和解决方案：
- [障碍 1] → [解决方案/下一步措施］
- [障碍 2] → [解决方案/下一步措施］
客户会议跟进模板
亲爱的 [客户姓名]
感谢您今天富有成效的讨论。为确保我们的意见一致，我们将
您的目标：
- [主要目标］
- [次要目标
我们的承诺
- [交付成果 1] by [日期]
- [交付成果 2] by [日期]
时间安排： [第 1 周]： [里程碑] [第 2 周］： [里程碑］
下次会议 ： [日期/时间］
用Otter.ai找回时间
每次会议都有可能产生清晰的思路、激发想法并推动有意义的行动–但 前提是 细节不会在混乱中丢失。
Otter.ai 可以确保您不错过任何时刻，将您的讨论转化为总结和可行的计划。
有了更少的压力和更多的关注，您就可以在下一次会议时知道捕捉、总结和共享这些重要工作已经完成。
Otter.ai 让会议更智能、更简单，并显著提高每个人的工作效率。
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