拥有一家企业感觉就像在经营一个马戏团。你可能没有大象在巨大的沙滩球上保持平衡，但你肯定要在盈利的钢丝绳上行走的同时兼顾多项任务。
如果能从你的工作中抽出一些时间，那不是很好吗？
聪明的企业家们现在正在这么做。他们的秘诀就是人工智能。
我们不会说人工智能可以让你的整个工作日自动化或取代员工，但毫无疑问，这项技术可以提高你的工作效率。
为了帮助你释放这些优势，我们制作了一份可操作的人工智能生产力指南。
人工智能如何提高您的工作效率
人工智能现在风头正劲。你可能听人说过，这项技术将“颠覆所有行业”，“用机器人取代所有人”。
这还有待观察。我们还没到那一步。
人工智能更像是一个非常聪明的实习生。你可能不应该让它在无人监督的情况下做任何事情。但只要有正确的指令，它就能处理一系列任务，为你自己的工作提供支持。
同样重要的是，大多数人工智能工具都比传统软件更容易使用。你只需输入所需的信息，然后等待回复。如果第一个答案不完全正确，你只需要求修改。
人工智能能（和不能）为您的企业做什么
让我们花点时间来澄清一下炒作。以下是人工智能如何帮助提高企业生产力的一些例子：
- 将简单的管理工作自动化
- 运行数据分析
- 加强客户支持
- 深入研究
- 帮助提供创意支持
另一方面，在使用人工智能完成以下任务时应非常谨慎
- 撰写完整的草稿
- 查找准确的最新信息
- 处理人力资源和法律事务
- 财务决策
- 自动发挥创造力
目前的人工智能工具并不可靠，因此最好避免在出现错误时使用人工智能。
此外，值得注意的是，大型语言模型并没有新的想法，它们只是将以前遇到过的概念重新混合。因此，我们建议保持对创意工作流程的控制，将人工智能作为助手或合作伙伴来使用。
利用人工智能提高工作效率的12种有效方法
别再含糊其辞了，如果你真的想利用人工智能来提高工作效率，我们有一大堆点子可以供你参考！
1. 自动化待办事项列表并确定任务优先级
作为一名小型企业家，你可能没有私人秘书。任务管理是你自己的领域。
而且，你有很多待办事项。光是更新任务清单就是一项兼职工作。
如果你更愿意花更多时间来完成任务，可以尝试使用 Notion、ClickUp 和 Todoist 等平台内置的人工智能工具。这些工具可以自动排定任务的优先级、设置提醒事项，甚至根据你的目标建议工作流程，从而帮助你安排好工作量。
想象一下，你有一份混乱的一周任务清单。人工智能可以自动对它们进行分类（如“紧急”、“低优先级”等），然后创建一个平衡工作量的每日日程表，确保您专注于最重要的事情。
Tips：将项目管理工具与日历应用程序整合，在日程表中查看待办事项。
2. 更快地回复电子邮件
如果说企业中的任何事情都是必要之恶，那么电子邮件可能是最接近的。
美国员工平均每周要花 11 个小时来发送和回复电子邮件。可以肯定的是，创始人的这一数字更高。
好消息是，利用人工智能可以大大减少这段时间。
Superhuman、superReply 和 Gmail 自带的 Smart Compose 都使用人工智能在几秒钟内编写电子邮件草稿。它们甚至可以“阅读”对话中的前一封邮件，并根据上下文撰写回复。有些还允许你选择想要的语气。
Tips：使用 ChatGPT 撰写电子邮件！只需确保上传您的写作风格范例，这样人工智能就能找到正确的语气。
3. 升级你的时间管理
当你专注于某件事情时，很容易忘记时间的流逝。这在优先级高的任务上没问题，但你可能会花整整一周的时间来思考在 LinkedIn 上发布的深刻思想。效率不高。
为了确保合理利用宝贵的时间，最好对自己的工作进行跟踪。RescueTime TimeSheets 和 Timely 等工具利用人工智能准确监控你的时间使用情况，找出效率低下的地方，并提出优化日程安排的建议。它们还能帮你制定切实可行的目标并跟踪进度。
Tips：查看智能时间追踪工具提供的周报，找出你的工作效率模式，并据此调整你的工作习惯。
4. 排除干扰
把时间花在错误的任务上并不是唯一的生产力杀手。
重要任务中的任何干扰都会轻易摧毁你的注意力。只需一个通知，就能让你走上拖延之路。如果你在家工作，还有更多潜在的干扰需要避免！
幸好，帮助就在身边。新一代人工智能驱动的应用程序正在崛起，它们提供智能过滤器，可以屏蔽社交媒体、新闻网站、YouTube 等看起来无法提高工作效率的网站和应用程序。FocusTug 和 Hedge 就是其中的佼佼者。
传统的分心拦截器依赖于简单的过滤器，而这些浏览器扩展则对每个页面进行审查，以确保你不会偏离工作。有了 Hedge，你可以告诉应用你想做什么，它就会帮你完成任务。
Tips：Hedge 还包括一个 Pomodoro 技术的计时器，这意味着你可以锁定一个设定的时间。
5. 使用人工智能日历更智能地安排日程
与任务管理一样，日程安排也会对你的整体工作效率产生相当大的影响。
以会议为例。经过一上午的视频通话，你疲惫不堪的大脑在下午也不会有太多的收获。
同样，某些任务也需要一定的时间。在日历中将这些拼图拼接起来可能是一个耗时的难题。
人工智能可以缩短这一过程。像 Motion 和 Clockwise 这样的工具可以在几分钟内起草出一份日程表草案，并帮助你为新的会议和任务找出合适的空隙。Motion 甚至还能在你准备把自己拉得太长时进行干预。
如果甜点菜单也有类似的东西就好了。
Tips：大多数人工智能日历工具都允许您与员工共享日历，这样他们就可以安排适合自己的时间。如果稍后您需要调整时间，应用程序可以主动联系您并为您重新安排活动。
6. 加快内容创建
当然，社交媒体并不总是让人分心。作为企业主，您可能负责在公司账户上发布信息。您也可能是创建电子邮件通讯和博客文章的人。
虽然人工智能可以将这些任务完全自动化，但效果可能不尽如人意。相反，您值得将人工智能作为您的创意伙伴。
您可以使用 ChatGPT、Claude 和 Perplexity 等流行的平台来研究主题、开发吸引人的角度，甚至还可以针对搜索引擎优化优化内容。ChatGPT 和图片生成器（如 Pika）可以根据书面说明制作视觉内容，专用的人工智能模型甚至可以制作短视频。这一切都比从头开始更快、更简单。
为了更好地理解工作流程，想象一下你拥有一家销售太阳能电池板的企业。你可以打开 ChatGPT，征集适合目标市场的内容创意。然后，您可以挑选出自己最喜欢的内容，并要求人工智能创建一个要点提纲或生成可视化内容的提示。
完成草稿后，您就可以将其输入人工智能并征求反馈意见。
Tips：专业的内容工具通常能产生更令人印象深刻的效果。对于书面内容，可以考虑使用 Write 或 Jasper。对于视觉效果，可以尝试使用 Pika、Descript 或Canva。
7. 与头脑风暴伙伴合作
内容并不是人工智能可以充当你的合作者的唯一领域。
假设你正在考虑推出一款新产品。应该叫什么名字？合适的价位是多少？竞争对手是什么样的？
这些问题都可以通过 ChatGPT 和 Deepseek 等工具来解决。答案可能并不完全准确，但这应该能为你的额外研究和头脑风暴提供一个起点。
您还可以要求人工智能帮助您解决业务中的具体问题。提示越详细，答案就越个性化。
Tips：请记住，人工智能是您的助手。将回答作为起点，挑选出最合理的选项，并利用自身的知识和经验在此基础上进行扩展。
8. 从每次会议中获取完美笔记
记笔记是一项必不可少的管理任务，但你不可能一边专注于会议，一边全面记录要点。除非你使用人工智能。
Fireflies.ai 和 Otter.ai 等工具可以将会议录音变成完整的转录。然后，您可以添加发言者的姓名，并生成讨论摘要。这些工具甚至可以从谈话中提取行动项目，分析谈话的情感基调，这意味着不会遗漏任何背景信息。
作为一名繁忙的企业家，能够提醒自己三个月前客户会议的关键谈话要点是非常有用的。
Tips：一定要花几分钟时间查看人工智能生成的笔记，以确保准确捕捉到细节，尤其是对于高风险会议。
9. 更快地制作演示文稿和幻灯片集
做一场精彩的演示，并用幻灯片作为支持，是赢得大客户的行之有效的方法。问题是，准备所有这些幻灯片需要花费大量时间。
人工智能演示工具正在改变这一游戏规则。通过 Tome 和 Beautiful.ai，现在可以在几分钟内制作出精美、专业的幻灯片。
这些智能平台可以处理视觉方面的问题，根据内容选择布局并插入相关图形。有些平台甚至可以生成脚本，或从现有的演讲稿中提取要点。
在人工智能的所有应用案例中，这一定是最省时省力的一种。
Tips：人工智能可以为您的幻灯片提供一个很好的起点。不过，您应始终根据自己的品牌声音和受众要求来定制内容。
10. 在几秒钟内运行高级数据分析
数据分析是改进业务流程的重要第一步。问题是，很少有小企业主有时间或资源进行深入分析。也许每年一次，但绝对不是每月一次。
如果您有一位全职的数据专家，也许情况会有所改观。这听起来很昂贵，直到我们告诉你这位专家的名字叫 ChatGPT。
这个世界上最受欢迎的人工智能实际上是一位出色的数据分析师–能够从大型数据集中提取关键见解，并制作出令人印象深刻的可视化效果。你只需上传原始数据（CSV 文件即可），然后提出任何你想知道的问题。
你甚至可以更进一步，上传一年的销售数据、客户互动和市场趋势。人工智能应该会生成一份全面的报告，显示产品性能、客户人口统计、季节性变化和未来潜在机会之间的相关性。
如果这还不算是一种有价值的生产力提升，那我们就不知道什么才是了！
Tips：请记住，人工智能数据分析的目的是收集信息。虽然这一过程可能会揭示出强大的洞察力，但您的专业判断力应推动决策过程。
11. 获取任何文件的摘要
哦，天哪。一份长达 80 页的文件刚放到你的办公桌上，而你需要在本周末之前知道所有的主要内容。
你可以在接下来的三个工作日内读完每一个字……也可以让 AI 挑出最重要的内容，然后继续你的任务清单。
我们认为第二种选择可能更有效率。
同样，ChatGPT 和 Claude 是您的好伙伴。上传您需要仔细检查的文件，然后让人工智能对文本进行总结。或者，你也可以提出具体问题，让人工智能通过逐字引述来回答。
虽然我们不建议在真正重要的内容（如法律文件）上使用这种技术，但它绝对可以为你节省处理内部报告等内容的时间。
Tips：你可以让人工智能突出显示文本的相关部分，然后自己全文学习这些部分，而不是只阅读摘要。
12. 为客户提供基本支持
除非你的企业足够大，拥有一名全职的支持代理，否则你可能仍在处理大量的来电询问。老实说，其中有些是毫无意义的，比如常见问题中已经回答过的问题。
好消息是，你不需要把一周一半的工作时间都花在处理这些请求上。你可以让人工智能支持机器人来代替你。
Zendesk 和 Help Scout 等解决方案允许您设置人工智能聊天机器人，通过网站为客户提供全天候支持。这些机器人可以解释接收到的请求，引导用户使用相关资源，并收集有关更复杂支持单的信息。
Tips：根据新产品信息、常见客户询问和品牌指南随时更新人工智能客户支持系统，以确保回复始终符合要求。
小结
正如本指南所证明的，人工智能有可能改善创业者工作流程中的多个领域–从加快日常琐事到提高创造力。它甚至可以帮助你更有效地处理多项任务。
关键是不要过于依赖人工智能。目前的工具功能强大，但你仍应牢牢把握方向盘。
评论留言