您需要了解的14个实用小企业应用软件

现在是星期一早上。

你还没来得及喝一口咖啡（或茶或冰沙），就已经被堆积如山的电子邮件、客户咨询和无休止的待办事项所淹没。作为小企业主，你身兼数职–要兼顾记账、销售、营销和所有其他业务需求。

时间是你浪费不起的奢侈品。

幸运的是，您可以使用各种经济实惠的免费小型企业应用程序来帮助日常运营，这样您就可以专注于制定战略、提高转化率和增加收入。

让我们来了解一下您需要了解的最佳小型企业应用程序，并探讨如何在您的企业中使用它们。

小型企业为何需要应用程序

虽然您可以继续使用纸笔来经营您的企业，但您很可能会在某些时候碰壁。

美国商会 2022 年的一项研究发现，94% 的小企业主认为，使用正确的技术和工具有助于他们更高效地经营业务。在采用六种或更多工具和应用程序的企业主中，84% 的企业主表示利润增加了，82% 的企业主表示销售额增加了，74% 的企业主表示必须扩大团队才能满足日益增长的需求。

虽然有些工作你最好还是外包出去，但合适的应用程序可以大大减少你花在发票、工资单和日程安排等无聊工作上的时间。节省时间意味着你可以集中精力发展业务（甚至提前打卡下班）。

需要给客户开发票？有一款应用程序可以帮你。想要加强社交媒体游戏？也有相应的应用程序。需要为自己或员工追踪时间？很遗憾，没有这样的应用程序。

开个玩笑。有几款应用程序可以做到这一点。

将这些工具纳入您的工作流程和程序，可以节省时间和金钱。游戏的名字就是精简。应用程序可以提高销售额、留住更多客户，还能展示企业在哪些方面 “抽水”，以便您进行业务调整。

花小钱（或不花钱），省大钱。

因此，如果您还在犹豫不决，请将此视为您与时俱进、让生活更轻松的催化剂。

如何为企业选择合适的应用程序

创业者和小企业主经常陷入的一个陷阱是 “闪亮物品综合症”。你开始研究不同的小型企业应用程序，现在你想一下子下载所有具有各种实用功能的应用程序。

先别这么做。

如果你是一个聪明、精明的小企业主，你可以确定自己的业务需求，哪种类型的应用程序能满足这些需求，然后了解有哪些应用程序可以使用，哪些应用程序可以相互兼容。

以下是您在为小企业选择最佳应用程序时需要考虑的一些事项：

• 预算：您的底线是最重要的。在使用新的小型企业应用程序时，要考虑前期成本以及每月或每年的持续订阅费用。它是否值得您的投资回报？
• 可扩展性：随着小型企业的发展，您的应用程序是否会与您一起成长？寻找能够提供不同计划或功能的可扩展解决方案，以便在时机成熟时进行升级，而不是寻找一个全新的平台。
• 用户友好性：很少有小企业主有时间去使用过于复杂或难以使用的应用程序。对于创业者来说，时间就是金钱。选择那些功能直观、有强大的知识库供您在熟悉界面后参考、并能提供及时响应的客户支持的应用程序。
• 集成：如果发现自己投入时间和金钱购买的独立工具无法与日常使用的其他工具很好地集成，那将会非常沮丧。检查应用程序是否能与您已经在使用的其他工具集成，如客户关系管理工具或支付处理系统。

许多基于订阅的应用程序都有免费版本或有限的免费试用期。您可以利用它来测试应用程序的基本功能，看看它是否适合您的小型企业和需求。如果觉得合适，还可以升级到专业版。慢慢来，做足功课，选择一套适合您的小型企业应用程序。

会计和记账应用程序

首先，让我们来看看几个对财务健康至关重要的小型企业应用程序：您的会计应用程序。虽然会计可能不是每个人都热衷的，但它绝对是成功经营企业必不可少的一部分。它为长期运营奠定了基础，并为您的财务健康提供了亟需的可见性。

1. QuickBooks

QuickBooks 在会计软件领域的历史由来已久（自 1983 年以来！），它提供多种计划，可根据您的需求进行定制。它用途广泛、性能可靠，还捆绑了多种实用功能，可帮助你管理企业财务。

虽然 QuickBooks 仍以桌面应用程序的形式提供（在一台电脑上使用），但其基于云的平台 QuickBooks Online 是中小型企业的理想选择。它可以随时随地访问，提供工资单和库存选项，简化了用户界面，甚至允许会计师直接插入平台。

功能特点

• 费用跟踪：不再有成堆的收据，不再有满满的收件箱发票。QuickBooks 会自动整理你的交易，并为你的支出分类。
• 开具发票：还没给客户开发票？只需点击几下，即可创建定制的、品牌化的专业发票。保存客户信息，让未来开票更轻松。
• 薪资：使用包含税款计算的自动薪资系统，确保您的员工按时、按计划获得薪资（您也一样！）。您可以选择将工资单添加到任何计划类型中。

Tips：扫描收据

使用 Apple iOS 或 Android 版 QuickBooks 移动应用程序，用移动设备扫描收据，并将其数字化存储以妥善保管，这样你就不再需要那个塞满了乱七八糟收据的抽屉了。

QuickBooks 的起价为每月 30 美元。每个计划都包含 30 天的免费试用期。

2. FreshBooks

FreshBooks 非常适合自由职业者、顾问、个体经营者或处于发展初期的小企业主，尤其是那些提供服务而非产品的企业主。

如果你的业务围绕客户项目和跟踪计费工时展开，那么 FreshBooks 就是一个不错的选择。对于那些需要更多项目管理和时间跟踪可见性的人来说，它是一种解决方案。

功能特点

• 时间跟踪：清楚地知道你的时间都花在了什么地方，以及完成工作需要多长时间。直接在应用程序中记录您的计费时间，并轻松将其添加到发票中。
• 客户门户：为您的客户和顾客提供一个清晰的空间来查看他们的发票并向您付款。
• 财务报告：获取现金流的顶级视图。只需点击几下按钮，即可生成损益表、费用报告和其他业务财务文件。

Tips：与客户沟通

使用 FreshBooks 客户门户简化与客户的沟通，让客户满意并获得报酬。

起价为每月 8.50 美元，您也可以免费试用 30 天。

项目管理

作为小企业主，你需要知道事情是否按时完成，以及应该如何完成。无论你的笔记本上有多少清单，你都不可能记住一天内必须完成的所有事情。

因此，您需要一款项目管理应用程序。

当你有多个团队成员和众多期限迫在眉睫的项目时，项目管理（PM）就会变得尤为棘手。当任务或项目在不同时间涉及多人时，协调任务或项目就会成为一项全职工作。

让我们来看看一些经济实惠的项目管理选项，将压力降到最低。

3. Asana

Asana 是一款流行的项目管理应用程序，旨在帮助您计划、组织和跟踪项目。它非常适合需要处理复杂项目的企业，也非常适合需要一个可以让团队成员进行协作的集中场所的企业。您可以组织包含多个步骤和利益相关者的项目，或将项目添加到待办事项列表中。

功能特点

• 任务管理：为多个团队成员和小组分配和跟踪任务。这样，每个人都知道自己的职责和任务到期时间，一切都能顺利进行。
• 列表、板块和日历视图：使用不同视图可视化项目，了解完成项目所需的时间和工作量。这非常适合有多个步骤或有严格截止日期的项目。
• 协作：对任务发表评论并附加文件，让团队所有成员都能了解特定项目的状态。甚至还有一个内置的 “聊天 ”功能，可以给任何需要进行对话的项目相关人员发送消息。

Tips：设定目标

使用 Asana 的目标功能，确保你的任务和项目与公司目标保持一致。

基本计划是免费的。付费计划起价为 10.99 美元，提供依赖关系等功能，允许在前一个任务标记为完成之前阻止该任务。

如果你更喜欢大局观，倾向于用视觉方式组织信息，那么 Trello 可能是你的不二之选。Trello 的看板布局简单直观。

特点

• 看板：将任务组织到卡片和看板中，并根据状态或线性工作流程步骤分栏组织。
• 自动化：内置的自动化功能可以自动创建任务，这对于确保你或你的团队完成常规任务尤为方便。
• 集成：Trello 可与 Google Drive 和 Slack 等其他常用小型企业应用程序无缝同步，从而使工作流程更加一致。

Tips：创建“已完成”列表

将已完成的任务移到“已完成列表”中，可以让你获得成就感和工作顺利完成的满足感。它还能帮助你追踪已经完成的任务。

Trello 有适合个人使用的免费计划，也有适合小型团队使用的标准计划，每用户每月 5 美元。

支付处理应用程序

在当今这个快节奏的世界里，无论是网上购物还是店内购物，顾客都希望能有快捷、省心的支付方式。无论您是一家电器维修公司，还是经营一家网上精品店，您都需要一款可靠的支付处理应用程序。

为什么呢？

这不仅是为了让您在收款时更轻松，也是为了给您的客户提供流畅、高效的结账体验。在选择应用程序之前，请考虑您将接受的付款方式：信用卡、移动钱包甚至加密货币。您是否需要同时在线上和实体店处理付款？

一款好的支付处理应用程序可以帮您解决所有这些问题，让所有相关人员都能顺利完成交易。

5. Square

Square 是一款多功能支付处理应用程序，提供销售点系统、在线发票和分析跟踪功能。它是一个全面的解决方案，是处理在线和现场支付的理想选择。

功能特点

• 销售点（POS）：使用移动读卡器、POS 底座或在网站上接受现场支付。
• 开具发票：在线发送数字发票并接受付款，这对任何服务型企业来说都是救星。
• 库存管理：您是保存实物商品还是拥有电子商务零售商品？您可以在应用程序中实时跟踪您的库存。

Tips：跟踪分析

使用 Square 的分析功能查看您的销售趋势，并通过数据驱动决策优化您的支付处理。

Square 有免费计划，但要收取手续费。

6. PayPal

PayPal 是专门从事在线支付业务的企业的首选。它非常适合接受国际交易的电子商务企业，因为它允许你接受多种货币的支付。

如果您的业务主要在网上进行，PayPal 可能是一个明智的选择。

功能特点

• 在线支付： 客户可以使用借记卡、信用卡、银行账户或自己的 PayPal 账户进行支付，从而轻松接受网站或网店付款。
• PayPal Zettle ： 你知道可以使用 PayPal 进行现场支付吗？PayPal Zettle（前身是 PayPal Here）是一款移动应用 POS 和读卡器。它允许顾客使用自己的 PayPal 账户进行支付。
• 国际支付： 接受多种货币付款，让您的业务面向全球客户群。

Tips：在结账时使用 OneTouch

使用 PayPal 便捷的 OneTouch 功能简化结账流程。你的客户只需点击一个按钮，钱就到账了。

PayPal 不收取月费，只收取手续费。

社交媒体应用程序

社交媒体平台已成为企业推广产品和服务的现代广告牌和电波。它甚至更好，因为你可以广撒网，也可以针对利基市场的特定客户。

通过社交媒体，您可以直接与受众联系，建立自己的品牌，甚至提供实时客户服务。如果您仍需要将社交媒体纳入营销战略，现在正是开始的时候。

如果您一直在尝试并需要帮助来优化您的努力，让我们来看看几款应用程序。

7. HootSuite

HootSuite 是一款强大的社交媒体管理工具。它可以让你预先安排发帖时间，监控实时参与度指标，如点赞、评论和分享，甚至允许你的社交媒体和内容团队之间进行无缝协作。

如果数据驱动的决策和团队合作对你的社交媒体战略至关重要，那么 HootSuite 就是你要查看的应用程序。

功能特点

• 日程安排：在 Instagram、TikTok、Facebook、Pinterest 和 YouTube 等多个流行平台上计划和安排发布内容。
• 分析：跟踪你的参与度和绩效指标，如点赞、分享和粉丝增长，这样你就能知道哪些有效，哪些无效。
• 团队协作：你可以设置审批工作流，在帖子上线前对其进行审核。

Tips：自动安排帖子

使用 HootSuite 的自动排程功能，在最佳时间自动发布内容，以获得最佳覆盖率和参与度。

标准的 Hootsuite 计划是我们列表中比较昂贵的计划之一，起价为每月 99 美元，但有 30 天的免费试用期。

8. Buffer

Buffer 专注于提供简化、用户友好的社交媒体管理体验。与功能丰富的 HootSuite 不同，Buffer 强调简洁性，是自由职业者、小企业主和个体经营者的理想选择，他们需要无需学习曲线的直接解决方案。

功能特点

• 内容日历：在日历中直观显示你的发布计划，并清楚地知道何时发布什么内容。
• 参与度分析：衡量你的点赞、分享和评论，确定你的帖子是否引起了受众的共鸣。
• 多账户管理：在一个控制面板上管理和安排多个社交媒体账户和渠道的内容。

Tips：暂停发布

在推出新产品或进入旺季时，利用 Buffer 的暂停发帖功能。暂停发帖可让你灵活地即时调整社交媒体策略，确保发送最相关、最及时的信息。

Buffer 的基本功能是免费的，但限制了可连接的频道数量（三个）和可安排的发帖数量（每个频道 10 篇）。升级到 Essentials，每月 6 美元，可获得发布和分析工具。你可以免费试用任何付费计划 14 天。

营销自动化应用程序

作为小企业主，管理营销可能会感到力不从心。营销自动化应用程序可以大大简化您的工作流程，将一长串任务变成几个自动化步骤。

对于那些正在探索营销自动化解决方案的人来说，Mailchimp 和 HubSpot 是值得一提的竞争者。Mailchimp 的用户友好型方法非常适合那些寻求专用且经济高效的营销自动化解决方案的人。

相比之下，HubSpot 是一个多功能平台，不仅具有先进的营销自动化功能，还可扩展到销售、客户服务和运营领域。

让我们来详细了解一下这两款产品。

9. Mailchimp

Mailchimp 不仅仅用于发送电子邮件。它是一个集多种功能于一身的营销平台，可帮助您拓展业务。它的数据驱动营销方法使其独一无二；该平台采用人工智能技术，帮助您针对独特的受众精心设计营销活动。

如果您想在网上开展业务并改进营销，Mailchimp 将为您提供实现这一目标所需的实用工具。

功能

• 电子邮件营销：创建并向参与度最高的客户群发电子邮件，让他们了解您的销售情况或新的博客文章。
• 登陆页面：创建专门的登陆页面，吸引新的潜在客户。您可以将这些页面整合到您的网站或在社交媒体上分享。
• 客户细分：更好地了解受众，并根据行为、消费偏好和购买历史对他们进行细分。

Tips：对电子邮件营销活动进行分割测试

您可以使用 Mailchimp 的 A/B 测试功能优化您的电子邮件营销活动，以获得更好的参与度。测试不同的主题行、发送时间和内容，以提高点击率。

Mailchimp 提供功能有限的免费计划。他们还为 Essentials（13 美元/月）或 Standard（20 美元/月）计划提供 14 天的免费试用期。

10. Hubspot

HubSpot 不仅仅是一个营销自动化工具：它还是一个旨在简化各种营销活动的工具集合，这使得它在那些希望随着业务增长扩大外联范围的小企业主的应用程序中脱颖而出。

HubSpot 的 Marketing Hub 通过融合自动化功能，促进与受众进行个性化和及时的互动，让您可以完善营销策略并取得更好的效果。

功能特点

• 自动化工作流程：利用可视化编辑器创建有针对性的工作流程，让您能够实时制作简单的后续营销活动和复杂的客户旅程。
• 高级细分和个性化：实施复杂的细分，将正确的联系人纳入工作流程，并利用从 CRM 集成的数据个性化电子邮件。
• 聊天机器人和定制电子邮件触发器：利用聊天机器人和定制的电子邮件触发器与受众建立有效联系，并提供及时、相关的沟通。
• 人工智能内容生成：HubSpot 全新的人工智能内容撰写器为创建各种类型的内容提供了一个简化的人工智能解决方案，现在可免费使用。

Tips：通过工作流提高参与度

利用 HubSpot 的自动工作流优化参与度。尝试使用各种细分市场和个性化跟进活动，确保有效培养每个联系人，从而增强整体营销策略。

Hubspot 有一个免费计划，可用于参观和测试。如果你想获得更多的功能并扩大你的限制，入门计划起价为每月 18 美元。

时间跟踪和员工管理应用程序

时间是最宝贵的资源之一。有效地管理和分配时间可以极大地影响生产率和成本管理，并最终影响企业的成功。

时间跟踪工具可帮助您深入了解所花费的时间，突出提高效率和资源分配的机会。无论是优化日程安排还是监督团队成员的工作效率，这些工具都是无价之宝。时间跟踪平台提供的数据能让您清晰地了解工作动态，并有助于使工作与业务目标保持一致。

11. Toggl

如果你需要直观的界面和简单的功能，Toggl 就是你的不二之选。它非常适合需要跟踪计费时间并向客户开具发票的自由职业者和小型咨询公司。

功能特点

• 简单的时间跟踪：只需单击鼠标，即可跟踪任务时间。这是准确向客户开具账单的必备工具。
• 报告：您可以导出报告详情和摘要，查看历史计费率，这可以帮助您找到更好地利用时间的方法，并将精力分配到最有影响力的地方。
• 团队管理：如果您管理的是一个小团队，Toggl 可以让您监控团队的表现。您可以确保每个人都能高效工作，并了解需要做什么。

Tips：在工作流程中休息一下

Toggl 内置了 Pomodoro 计时器，每工作 25 分钟就会提醒你休息一下。您可以更改这些设置，以适应任何适合您的工作/休息时间表。

你可以免费开始使用 Toggl。

12. When I Work

When I Work 是一个具有时间跟踪和员工管理功能的日程安排平台。如果你是管理团队的小企业主，它是一个不错的选择。该平台还与 QuickBooks、Square 和 Zapier 等小型企业工具集成。

功能特点

• 员工日程安排：创建员工日程表并在线管理。无需纸质日程安排，减少了日程安排冲突的可能性。
• 时间跟踪：监控员工的计费工时，以便发放工资。
• 沟通：您与员工之间在应用程序中的快速沟通有助于协调您的业务管理，让您的企业感觉像一个团队。

Tips：让员工管理自己的日程安排

您可以通过交换功能让员工管理自己的工作日。这样既能减轻你的工作负担，又能给员工更多的灵活性，让他们保持愉快的心情。

基本计划的起价仅为每位用户 2.50 美元。

通信和工作空间协作应用程序

截至 2023 年，超过三分之一的美国劳动力在家工作，因此远程通信对于有效协作至关重要。

异步通信的兴起是对不同工作时间和地点的一种回应，它允许不需要立即响应的互动，从而适应不同的时区和工作时间。

无论您的团队是完全远程办公、办公室办公，还是采用混合模式，实施强大的云协作应用程序都能促进有效沟通。它能确保每个成员保持一致并了解情况。

13. Slack

Slack 实际上是一个超级聊天室。您可以按项目、客户、兴趣等组织不同的 “频道”。您还可以单独或分组直接向团队成员发送消息。您可以创建用户标签，以便与特定部门或角色联系，还可以使用平台内的协作工具，如核对表或视频通话。

功能特点

• 实时消息：通过 Slack，团队成员之间可以快速发送消息，而无需在办公桌前交谈或等待电子邮件回复。它还允许你设置提醒，以便重新查看信息或将重要公告固定下来，以免丢失。
• 文件共享：直接在聊天中共享文档、文件和图片。要查找某个频道中共享过的所有文件，请查看其设置。(注：免费的 Slack 计划会定期清除文件共享和消息历史记录）。
• 集成：Slack 可与 Google Drive、Dropbox 和 Asana 等基于云的工具无缝集成，从而创建更加统一的工作流和流程。

Tips：为项目和娱乐组织频道

为备忘录、肯定句和宠物照片创建娱乐频道，以促进团队凝聚力。您还可以添加团队建设应用程序，如 HeyTaco，让团队成员知道他们得到了赞赏。

该应用可免费使用，也可升级到专业版 Slack，每用户每月 7.25 美元。

14. Microsoft Teams

Microsoft Teams 是一款更强大的协作工具，对于需要更全面的功能并计划采用其他 Microsoft Office 产品的企业来说，它是一个理想的选择。

功能特点

• 视频会议：如果你经常召开团队会议，Microsoft Teams 可以为你提供同类最佳的高质量视频通话。
• 实时协作：Teams 可自动与其他 Office 365 应用程序同步，因此您可以与其他项目成员实时编辑 Microsoft Word 或 Excel 文件。
• 斜线命令：使用快捷命令可以更快、更高效地工作。你可以保存信息或让别人知道你需要帮助。

Tips：在团队中计划任务

Microsoft Teams 还具有简洁的项目管理功能，例如其“计划”选项卡。在应用程序中设置任务和截止日期。

Microsoft Teams 的商业计划起价为每月 4 美元，但你也可以选择免费的家庭计划。

小结

为您的小型企业确定合适的应用程序可以改变游戏规则。它不会神奇地让一切都变得毫不费力，但它可以大大释放你的时间，让你专注于客户参与和团队建设等重要方面。

通过准确定位真正符合您需求的应用程序，您获得的不仅仅是工具，还能为可持续增长、增强客户关系以及潜在的收入增长创造机会。